今回は会議について、いろいろな経験を元にお話ししていきます。
どこの会社にも会議はありますよね。たとえば、毎週月曜に会議があるとします。この「毎週」あることによって共通認識を持つことは大事ですが、会議を「しているだけ」になってしまい、ただ淡々と会議が流れてしまっては時間の無駄になってしまいます。
どのように上手く、実のある会議をしていくかを考えていきましょう。
準備がすべて
会議を「サッカーの試合」とします。試合を行う前には練習をします。この「練習」というのは、試合で良いパフォーマンスを出すためにするのが本質です。当たり前ですが、練習しない選手は試合には出れません。しっかりと試合に向けて準備をするのは当たり前の事なのです。
話を戻します。会議の準備をしていますか？一人だけ準備を怠っていたら個人の準備の問題になると思います。しかし、ほとんどの人が準備を行っていなかったらそれは会議ではありません。
「準備が全てを物語る」と言っても過言ではないのです。サッカーで考えれば当たり前の事なのです。
準備の仕方
それでは、会議の準備には何があるかを考えていきましょう。
・目的を理解する
・何をゴールとするか
・参加者は誰か
・開催日、時間はいつか
・役割（司会、書記）を理解しているか
最低でも、これらは会議が始まる前に潰しておく必要があります。
わからないときは上司や会議の開催者に確認してください。そして、これらを元に自分の意見を持ち、発言する準備をすることが必要です。最初は少し大変ですが、出席するための義務だと思い、しっかり準備してください。
また、これらのことは一人では意味がありません。参加者全員が準備をしないと無駄になってしまいます。最初はフォーマット等を全員に配布することで共通認識を持つことも必要かもしれません。
会議の進行について
さて、良い準備ができたところで進行についてのお話です。まず初めに進行についてのポイントをまとめます。
・重要な発言をすべき人は司会をしない
・会議の初めに目的を明らかにし、共通認識を持つ
・参加者全員が発言できるようにする
・目的とずれないように自他ともに自制するように促す
・終わりに目的と結論を再度確認し全員の理解を求めて締めくくる
それでは、サッカーで例え解説していきます。
重要な発言をすべき人は司会をしない
「重要な発言」をするということは「キーマン」という事です。キーマンとは司令塔・エースというポジションになります。試合の流れを左右する選手。ということで、司会（監督）になってしまっては重要なことができなくなってしまいます。試合の中心となって流れを作る必要があります。
会議の初めに目的を明らかにし、共通認識を持つ
こちらはキックオフ前の「円陣」的な感覚でしょうか。開始する前に改めて共通のイメージを持ち、目的を果たす。共通認識を再確認してください。
参加者全員が発言できるようにする
サッカーでいう所の「全員がボールを触る」という事です。サッカーでは当たり前にボールをもらうことがありますが、しかし会議では、ボールを触りにいかない人がいる場合があります。そこで監督（司会）は全体を把握し、全員にボールがいきわたるように促していく事が大切です。全員発言し、当事者意識を持つことが大切です。
目的とずれないように自他ともに自制するように促す
サッカーでいう所の「冷静さ」ですね。時に熱くなり、冷静さが失われ、無駄な行動をしてしまうことがあります。会議でも同じです。発言していく中でヒートアップし、話がそれることもあると思います。監督を含めチーム内で軌道修正する必要があります。
終わりに目的と結論を再度確認し全員の理解を求めて締めくくる
サッカーでいうと「試合結果」です。プロサッカーでは見られないですが、少年サッカーなどでは試合後の整列で試合結果を審判が言うと思います。そんな感覚で最後に目的・結論を再確認し、全員の理解を求めることが必要です。この時に最初に話した目的とリンクしていることが必要です。
まとめ
おそらく、こんなにやることあるの？と思うかもしれません。しかし、会議は試合です。試合に向けての準備を怠らず、試合の流れを読むのは当然だと思います。
また、これらの事は「共通認識」として皆が意識することが必要です。少しずつ上記の事を実践し、共有してみてください。
実りのある会議になるように応援しています(^^♪
それでは(‘ω’)ノ