今回は報告についての記事を書きたいと思います。報告の基本「報連相」というのはご存知の方も多いと思います。報告・連絡・相談です。この、報告というのは、同じ内容を報告しても、その「仕方」で受け取り方も変わってきます。受け取り方では相手を不快にさせてしまうかもしれません。
それでは、ポイントを説明していきます。
報告のポイント
まずは、「何を報告するか」をまとめます。これが意外と出来ていない人が多いのです。よく、報告するときに、上司に質問をたくさん聞かれてしまうことがあると思います。これは報告しているときに本質からズレ、本当に聞きたいことが分からなくなっているからです。
そして何より話の「テンポ」が大事です。このテンポ、実はサッカーにも通ずるのです。
話のテンポを理解する
例えばサッカーで攻撃をする時、いろんなパターンがあると思います。そしてどのパターンでも、「テンポ」というのは欠かせません。テンポが悪くなると、隙が生まれ、DFにつかれてしまいます。テンポよく攻撃を行い、相手をかわしながら攻撃する。これは報告の仕方と同じなのです。
ビジネスでも、上司に話をする時にテンポよく話をして受け手にスキを与えずに質問させないことも大事です。質問させないという事は悪い意味ではなく「納得してもらう」という事です。
テンポのポイント
さて、納得してもらうにはどのようなポイント（テンポ）で話すのが良いでしょうか。大きく分けて3ポイントあります。
全体像を離す→話のポイントを話す→詳細を話す。
（例）
「部長、○○の進捗件ですが、○○となっております。理由としては…。」
このようになります。
逆に隙のある報告の仕方は・・
（例）
「部長、準備不足で申し訳ありませんが、○○となっております。」
まず、隙となってしまうポイントとしては大きく2つあります。
これは、受け手も人間ですので「先入観」というのがあります。謝罪は大切ですが、今、必要なのは報告です。結果を先に伝え、改善なども伝えてからの謝罪の方がいいと思います。
3つもポイントのうち、一つしか話していません。これでは、上司に質問してくれと言ってるようなものです。上司の質問攻めになってしまうと、ペースが上司になり、自分の言いたいことが100％伝わりにくくなってしまいます。
上記二つの隙を生み出すことによって、上司のペースになって「信頼感」や「納得感」が薄れてしまいます。
まとめ
もう一度、ポイントをおさらいしましょう
全体像を離す→話のポイントを話す→詳細を話す。
この3点を話し報告をしてみましょう。なるべく質問させる機会を減らすことが必要です。自分のペースをしっかりつかみ、話の筋を通し報告をしていきましょう。
また、報告も早め早めにすることを心がけましょう。
それでは(‘ω’)ノ