サッカーで解説！実りある会議にする為のポイント

今回はどこの会社でもある会議について、生産性を高める会議にするためにはどうしていけばいいかを考えていきましょう。

以前、会議については少しお話ししましたが今回はもう少し掘り下げて考えていきます。

前回の記事はコチラ→サッカーで解説！意味のない会議をどうにかしたい時

ここでも「会議を試合」として考えていきます。基本的には会議前の準備が大切という事はお話ししました。おさらいも含めて話していきましょう。

おさらいとポイント

まず初めに準備についてのポイントをおさらいします。

続いて進行中のポイントです。

会議の見える化

さて、今回はプラスアルファでお話をしていきます。この「見える化」には2つのパターンがあります。見えるという事は「文面化」です。会議に必要な「共通認識」には、この「文面化」するかしないかで成果が変わってくると思います。

会議内容の見える化

「内容の見える化」ですが、会議前の準備の際に「目的とゴール」を選定します。それについてを文面化をし、共有を図ります。

サッカーでも、ミーテイングの際に何をするかを監督がホワイトボードに記入すると思います。そのように誰が見ても一目でわかるような簡単なものを記入していきます。こちらは会議の主催者側が準備するようにしましょう。この文書があるだけで話がそれにくくなり、結論が早く出やすいです。

会議結果の見える化

さて、次に必要なのが「会議結果の見える化」です。

進行中のポイントとして、締めくくりに「結果の確認と同意」があったと思います。その共通認識をしっかりと定着させるように文面化することです。

会議結果なので会議後に議事録として文面化するのも良いでしょう。サッカーでも試合内容をビデオで見たり、チームで反省点を洗い出したりすると思います。そのように何を今後に生かすかをしっかりと振り返ることが大切です。

議事録の重要性

昨今のサッカーでも、データ管理というのは非常に重要です。次節に向けての貴重な参考材料になります。長期的に見ても、貯まったデータを元にどれくらいの変化があるかを把握でき、強み弱みが理解しやすいと思います。

これらは会議でも同じことが言えます。「何を話したか」をしっかりとまとめ、次回会議でそこから「どのように成果が出たか」を振り返り、新しい課題に進みます。

議事録記入例

次に議事録の記入ポイントを紹介します。

サッカーの試合結果情報と似ています。

「日時・メンバー」はそのまま同じです。「内容」は試合内容の事です。「決定事項」は、試合結果で「検討事項」は次回の試合に向けての課題となります。その課題はいつの試合で改善していくかというのが次回の日時になります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。「会議は試合」と捉えていきます。そして「見える化」を行い、議事録で振り返ることが大切です。

議事録を記入することは会議を理解し、組織の方向を把握していないとできません。なので、新人にやらせる「作業」にしないで、しっかりと理解している人が記入する必要があります。

文章を書くのが苦手な人は、サッカーの試合結果議事録を書いてみてはいかがでしょうか。書く内容は似ているので、そこから学ぶべきこともあると思います。

皆さんも是非参考にしてみてください！

それでは(‘ω’)ノ